Social Media Policy

Ultima modifica 29 dicembre 2022

Con deliberazione Giunta Comunale n. 260 del 15/12/2022 è stato approvato il Piano di Comunicazione e Social Media Policy del comune di Porto Sant'Elpidio

Il crescente utilizzo dei social media quale strumento di comunicazione rende necessario stabilire delle regole certe e condivise per l’utilizzo degli stessi, ovvero definire una social media policy, aggiornata all’evoluzione della normativa (legge 150/2000, d.lgs 82/2005, d.lgs. 33/2013) ed elaborata coerentemente con le indicazioni contenute nel vademecum “Pubblica amministrazione e social media” prodotto da FORMEZ nell’ambito delle attività finalizzate alla elaborazione delle Linee guida per i siti web delle Pubbliche Amministrazioni, previste dalla Direttiva n. 8 del 26 novembre 2009 del Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione.

È indubbio che l’utilizzo dei Social Media comporti anche rischi e criticità, di cui si deve tenere conto. Le principali criticità sono legate a: eventuali difficoltà nel ridefinire i processi interni secondo una logica orientata al target, nel definire chiaramente ruoli e responsabilità, nel trovare il tempo necessario per gestire al meglio questi processi e gli account social, difficoltà nel mantenere la relazione “promessa” al target.

I canali social attraverso i quali interagire con l’Amministrazione attualmente sono Facebook e Instagram; tuttavia la policy di seguito descritta si ritiene complessivamente applicabile anche al sito istituzionale, e conseguentemente alla app Municipium.

Il documento si compone di due sezioni: social media policy esterna ed interna.

Social Media policy Esterna

La social media policy esterna contiene le informazioni rivolte agli utenti circa le finalità, le tipologie di contenuti e i comportamenti consentiti sulle pagine/profili istituzionali creati.

Le finalità di utilizzo dei social media

I contenuti pubblicati sui canali social sono elaborati per informare i cittadini sulle principali attività, sui progetti, sui servizi erogati, sulle iniziative e sugli eventi promossi dal Comune di Porto Sant’Elpidio oltre che eventuali situazioni di emergenza. I canali social sono utilizzati dall’Ente per favorire la partecipazione dei cittadini attraverso il confronto e il dialogo nell’ottica della trasparenza e della condivisione.

Gli strumenti social NON sono da considerarsi come meri canali di assistenza all’utenza. Eventuali richieste in tal senso, non verranno prese in considerazione.

I messaggi ricevuti tramite i canali social non saranno protocollati, per le comunicazioni ufficiali o aventi valore legale è da utilizzare la PEC istituzionale dell’Ente.

Regole di utilizzo, di conversazione

Agli utenti che interagiscono con commenti e messaggi nell’ambito dei profili social del Comune viene chiesto di attenersi a semplici regole di buona educazione e rispetto:

  1. Tutti hanno il diritto di intervenire esprimendo liberamente la propria opinione attraverso commenti e post pubblicati, fermo restando che il requisito essenziale è l'interesse pubblico degli argomenti.

  2. Non è possibile in alcun modo utilizzare i social per esigenze personali.

  3. Nell’utilizzo degli spazi social del Comune di Porto Sant’Elpidio si osservano le regole di correttezza di comportamento, di rispetto delle opinioni altrui e della privacy.

  4. I commenti devono riguardare l’argomento trattato.

  5. Vanno evitati riferimenti a fatti o dettagli privi di rilevanza pubblica.

  6. Non sono in alcun caso tollerati insulti, volgarità, offese, minacce, atteggiamenti violenti, offensivi o discriminatori rispetto al genere, orientamento sessuale, età, religione, convinzioni personali, origini etniche, disabilità.

  7. Non sono consentite forme di pubblicità o promozione di interessi privati.

  8. Non sono ammessi contenuti che violino il diritto d’autore, né l’utilizzo non autorizzato di marchi registrati.

La gestione dei social

L‘amministrazione si riserva la possibilità di rimuovere, secondo le modalità consentite dal canale presidiato, tutti i messaggi che violino le regole sopra enunciate. Il Comune bloccherà l’utente (quando possibile dopo un primo avvertimento) che dovesse violare le norme di policy e invierà una segnalazione ai responsabili della piattaforma ed eventualmente alle Autorità competenti, nel caso di pubblicazione di contenuti illeciti e illegali.

Messaggi contenenti dati personali (indirizzi e-mail, numeri di telefono, eccetera) verranno rimossi a tutela delle persone interessate.

Le pagine social sono presidiate e gestite unicamente in orario d’ufficio.

Privacy 

La privacy nei social è garantita nella misura in cui l’utente è a conoscenza di come sta utilizzando la piattaforma, il servizio e le sue potenzialità. Ne consegue che le informazioni generate sono in realtà condivise “volontariamente” dall’utente che, pertanto, non può lamentare alcuna possibile violazione della propria sfera personale. In ogni caso i dati personali sensibili dell’utente o i dati personali di terzi riportati dall’utente in commenti/post sui social del Comune o riferimenti a informazioni o fatti personali che consentano l’identificazione di persone determinate diverse dall’utente verranno rimossi.

In ogni caso il trattamento delle informazioni e dei dati personali postati dall’utente risponderà anche alle policy in uso sulle piattaforme utilizzate (Facebook, Instagram...). I dati condivisi dagli utenti attraverso messaggi privati spediti direttamente ai gestori del canale saranno trattati nel rispetto del Regolamento Europeo UE 2016/679 e di quanto riportato nella privacy policy pubblicata sul sito istituzionale dell’Ente.    

Social Media Policy Interna

La social media policy interna individua le principali norme di comportamento che i dipendenti del comune di Porto sant’Elpidio sono tenuti ad osservare nel momento in cui accedono ai social network con i propri account personali.

Per meglio gestire questi canali è stato individuato all’interno dell’Amministrazione un gruppo di persone che, sulla base degli obiettivi strategici, definisce e implementa la strategia social dell’Ente e gestisce la comunicazione attraverso il sito web istituzionale: il Social Media Team (SMT). Il SMT è costituito dalla segreteria del Sindaco e dall’Ufficio turismo. Al SMT attiene la responsabilità di pubblicare, controllare e analizzare le pagine del sito istituzionale di propria competenza oltre alle pagine Social del Comune. La rete di referenti interni si occupa esclusivamente della pubblicazione sul sito istituzionale e app Municipium.

REGOLE PER IL SOCIAL MEDIA TEAM

  1. I contenuti pubblicati negli account istituzionali devono essere concordati con i principali “attori” della comunicazione e devono rispettare i criteri di accessibilità sui social.

  2. Di norma, gli account istituzionali non possono condividere nessun contenuto pubblicato da account personali.

  3. I componenti del SMT non possono aprire siti o blog non autorizzati e non ufficiali, non possono rispondere a post offensivi, diffamatori, tendenti all’odio, discriminatori, sessisti, razzisti o in ogni caso illegali.

  4. È opportuno che il SMT comunichi a tutto il personale dell’Ente nuovi canali o account social.

REGOLE GENERALI

Tutto il personale, anche chi non è direttamente coinvolto nella gestione dei social media, è tenuto ad osservare un comportamento pubblico rispettoso del Comune presso cui lavora, rispettando queste semplici regole:

  1. NON dare l’impressione di parlare a nome del Comune. Nel caso di conversazioni che abbiano come oggetto l’attività del Comune, se decidete di intervenire, dichiarate in modo esplicito che parlate in via personale.

  2. NON utilizzate il logo del Comune. Solo i componenti del SMT sono autorizzati a farlo.

  3. NON divulgate informazioni riservate o interne. La clausola di riservatezza del Codice di Comportamento per i dipendenti vale anche sui social. Non diffondere notizie che non siano già state pubblicate.

  4. NON commentate contenuti negativi. Il personale può liberamente condividere sui propri profili privati i contenuti diffusi dai canali social del Comune di Porto Sant’Elpidio, può liberamente dichiarare di lavorare presso il Comune ma si suggerisce di non commentare un contenuto negativo, ma segnalarlo al SMT.

  5. NON aprite profili legati al Comune. È importante rendere coerente e monitorata la presenza del Comune anche sui social, bisogna in tutti i modi evitare una moltiplicazione di “voci dell’Ente”.

CONSIGLI DI COMPORTAMENTO ONLINE

PROMUOVETE IL COMUNE AL MEGLIO: Se vi interessa promuovere un’attività o un evento del Comune, ne siamo ovviamente felici: siete i primi “ambasciatori”. Ma dovete farlo condividendo il materiale ufficiale già pubblicato.

ATTENZIONI ALLE FONTI! Fare attenzione a quello che si condivide è sempre una buona regola per evitare situazioni imbarazzanti. Nel web spesso si può cadere nella trappola: verificate la fonte utilizzando i motori di ricerca, se è una notizia falsa lo scoprirete facilmente.

USATE I SOCIAL ANCHE PER AUTOFORMAZIONE: L’attività sui social è sicuramente finalizzata ad obiettivi personali. In ogni caso i social rappresentano un ottimo strumento per valorizzare le vostre competenze e dare valore alla vostra rete di contatti. Crediamo infatti nel dialogo, strumento di innovazione aperta: reputiamo che i dipendenti del Comune possano trarre in questo contesto interessanti benefici dallo scambio di prospettiva.

RISPETTATE LE CULTURE E LE IDEE DI TUTTI: La diversità è un valore. Vi consigliamo di evitare frasi inneggianti a qualsiasi forma di discriminazione: non aiutano a migliorare la vostra reputazione online.

STATE ATTENTI ALLA PRIVACY: è un argomento molto delicato, per il quale vale la pena prestare la massima attenzione; il personale deve rispettare la privacy dei colleghi, evitando riferimenti al lavoro che stanno svolgendo fatte salve le informazioni di dominio pubblico;

FATECI SAPERE SE QUALCOSA NON VA   Se trovate online o ricevete dei commenti negativi sul Comune vi consigliamo di segnalarli subito, se avete dubbi o proposte il Social Media Team è sempre disponibile all’ascolto.